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Dokumentenintegration

Situation
Kennen Sie das? Ein Berg von Dokumenten wie z. B. kundenspezifische Normen, rechtsverbindliche Unterlagen oder DIN-Vorschriften steht auf einer Vielzahl von Internetportalen bereit. Sie müssen diese Portale regelmäßig überwachen, um sicherzugehen, dass Sie nach aktuellen Kundennormen und Spezifikationen produzieren und liefern.

Reine Zeitverschwendung! Zudem ändern sich die Dokumente regelmäßig und müssen neu bewertet werden.

Herausforderung
Kostbare Personal Ressourcen werden mit einer wenig wertschöpfenden Routineaufgabe gebunden. Medienbrüche und viele manuelle Arbeitsschritte können zu Fehlern führen, wodurch die Kundenzufriedenheit gefährdet wird und ggf. hohe "Reparaturkosten" entstehen.

Lösung
Mit dem iPoint Value Chain Agent und der Dokumentenintegration für rechtsverbindliche Unterlagen wird diese Aufgabenstellung automatisiert. Die extern bereitgestellten Dokumente werden vollautomatisch mit dem internen Dokumenten-Management-System synchronisiert. Ändert sich im Internetportal die Version des zu überwachenden Dokuments oder wird ein neues eingestellt, so wird es heruntergeladen und mit dem aktuellen gespeicherten Dokument verglichen. Alle Änderungen werden in Form eines „Differenz-Dokuments“ kenntlich gemacht. Das neue und das Differenz-Dokument werden anschließend automatisch im Dokumenten-Management-System abgelegt und um die aus dem Portal geholten Zusatzinformationen (wie Änderungsstand und Dokumentenbezeichnung) ergänzt.
Mühsames manuelles Aufspüren und Kennzeichnen von Veränderungen entfällt. Die verantwortliche Person kann nun das aktuelle Dokument mit Hilfe des Differenz-Dokuments leicht auf Änderungen hin überprüfen und das Dokument freigeben. So ist sichergestellt, dass Ihr Unternehmen stets mit den aktuellsten Dokumenten arbeitet.

 

Vorteile

Effizienzsteigerung

  • Vollautomatische Portalüberwachung
  • Integrierter Vergleich alt/neu mittels Document Compare Function
  • Veränderungen alt/neu werden vom System durch Markierung kenntlich gemacht
  • Vollautomatische Ablage in Ihr Dokumenten-Management-System
  • Unmittelbare Benachrichtigung des definierten Verteilerkreises, Steuerung des Freigabe-Workflows

Risikominimierung

  • Dokumente werden immer pünktlich von den Kundenportalen abgeholt – auch bei Änderungen der Portale!
  • Neue Klauseln oder Formulierungen werden automatisch kenntlich gemacht
  • Konsistente Ablage inklusive Metadaten
  • Unternehmensweite Verfügbarkeit aktuellster Dokumente ist immer gewährleistet
  • Dokumentierter Prozess - wichtig bei Zertifizierungen und Audits!
  • Rechtssicherheit gegenüber dem Kunden
  • Direkte Einbindung in den PDM-Prozess möglich


Überwachung von Dokumenten aus den folgenden Portalen

  • VW Group Supply.com
  • Global Daimler Supplier Portal
  • Chrysler Global Supplier Portal
  • BMW Group Partner Portal
  • Ford Supplier Portal (Covisint)
  • Volvo Corporate Standards
  • GM SupplyPower
  • Harley-Davidson Supplier Network
  • Honda Supply Team
  • Lear Common Web Access Applications System (CWAAS)
  • PSA-SUPPLIERS
  • TRW - Vendor Information Network
  • Werksnormen Man Nutzfahrzeuge AG

Vorteile

  • Effizienzsteigerung durch Daten- und Prozessintegration
  • Größere Prozesssicherheit durch Automatisierung
  • Kürzere Durchlaufzeiten sowie Entlastung der Ressourcen
  • Volle Integration in Dokumenten-Management-Systeme wie z. B. SAP DMS
  • Volle Unterstützung von Statusnetzwerken und Workflows
  • Auditsichere sowie dokumentierte Prozesse

Produktbroschüre

Flyer Dokumentenintegration (415KB)
- Effizienz statt Risiko